Responsable de traitement et délégué à la protection des données
Le responsable de traitement est OMNIUP, société d'expertise comptable, siège social : [À COMPLÉTER : adresse du siège] ; e-mail : [À COMPLÉTER : adresse e-mail de contact].
Délégué à la protection des données : [À COMPLÉTER : délégué à la protection des données (nom ou service, contact)].
Nos engagements
- Nous ne vendons aucune donnée et n'en faisons aucun usage publicitaire.
- Le site n'utilise aucun outil de mesure d'audience ni de publicité.
- Nous ne collectons pas votre numéro de sécurité sociale (NIR) : vous êtes identifié auprès de l'URSSAF par votre numéro SIRET.
- Votre date de naissance, demandée par l'URSSAF pour l'activation du mandat de déclaration, est conservée chiffrée.
- OMNIUP et ses collaborateurs sont tenus au secret professionnel. Les collaborateurs habilités du cabinet n'accèdent à votre dossier que sur votre autorisation, que vous donnez dans « Mon compte » ou en cochant la case prévue lors d'une demande que seul le cabinet peut traiter (option de connexion bancaire, rattachement à la plateforme agréée), et qui reste active jusqu'à ce que vous la retiriez dans « Mon compte » ; chaque consultation est inscrite à votre journal, avec le nom du collaborateur (l'affichage de votre dossier dans la liste des dossiers du cabinet, une fois par jour).
- Les mesures de sécurité sont décrites sur la page Sécurité et données.
Finalités, bases légales et durées
Chaque traitement poursuit une finalité précise :
Création et gestion du compte, abonnement
| Données | Nom, prénom, adresse e-mail, mot de passe (sous forme d'empreinte irréversible), SIREN et SIRET, forme juridique, adresse, profil d'activité (catégorie, date de début, périodicité de déclaration, options ACRE et versement libératoire), points de vente, historique d'abonnement, code de parrainage. |
|---|---|
| Base légale | Exécution du contrat (RGPD, art. 6.1.b) ; obligation légale pour les factures d'abonnement (art. 6.1.c). |
| Durée de conservation | Pendant la durée d'existence du compte. Après sa suppression : données consultables et exportables pendant trente jours, puis effacées ; seule subsiste l'archive chiffrée de preuve des mandats et des déclarations décrite ci-dessous. Factures d'abonnement émises par OMNIUP : dix ans, au titre de ses propres obligations comptables. |
Tenue des livres et conservation des pièces
| Données | Tickets Z, factures émises et reçues, justificatifs de dépenses (images et contenus), livre des recettes, registre des achats, empreintes et horodatages. Ces pièces peuvent contenir des données de vos clients et fournisseurs. |
|---|---|
| Base légale | Exécution du contrat ; respect de vos obligations comptables et fiscales. |
| Durée de conservation | Dix ans à compter du dépôt tant que le compte existe (durée de conservation des documents comptables). Après la suppression du compte : consultables et exportables pendant trente jours, puis effacés. Vous devez les conserver dix ans : exportez-les avant la suppression. |
Déclarations et paiements URSSAF (module de tierce déclaration)
| Données | SIRET, date de naissance (conservée chiffrée), chiffre d'affaires par catégorie et par période, estimations de cotisations, références des mandats de prélèvement SEPA, accusés de l'URSSAF, journal probatoire (horodatage, identifiant de session, réponse de l'URSSAF). |
|---|---|
| Base légale | Exécution du mandat que vous nous confiez ; obligation de conserver la preuve des déclarations. |
| Durée de conservation | Journal probatoire et preuves de déclaration : au moins trois ans en plus de l'année en cours. Après la suppression du compte : archive chiffrée limitée à la preuve des mandats et des déclarations transmises pour votre compte (données des mandats et des déclarations, écritures du livre des recettes des périodes déclarées, sans les pièces sources), conservée pendant le délai de prescription. Date de naissance : pendant la durée du mandat, puis suppression (à la révocation ou à la fin du mandat). |
Facturation électronique et transmission des données de transaction (e-reporting)
| Données | Contenu des factures (identité et adresse des clients professionnels, montants, mentions), données de transaction agrégées et, le cas échéant, de paiement, statuts et preuves de dépôt communiqués par la plateforme agréée. |
|---|---|
| Base légale | Obligation légale (réforme de la facturation électronique) ; exécution du contrat. |
| Durée de conservation | Dix ans tant que le compte existe. Après sa suppression : consultables et exportables pendant trente jours, puis effacées. |
Connexion bancaire (option jedeclare.com) et import de relevés
| Données | IBAN (conservé chiffré), mandat de collecte, opérations bancaires (date, montant, libellé, référence), état du consentement d'accès aux comptes. Les libellés peuvent contenir des noms de tiers. |
|---|---|
| Base légale | Exécution du contrat (option souscrite). |
| Durée de conservation | Opérations retenues comme pièces de vos livres : comme vos livres (dix ans tant que le compte existe). Autorisations d'accès aux comptes : purgées à la fin du consentement. Fichiers bruts de relevés : conservés chiffrés le temps nécessaire à leur traitement. |
Lecture automatique des pièces (reconnaissance de caractères)
| Données | Images des tickets et justificatifs, transmises au prestataire de lecture automatique ; montants, dates et fournisseurs extraits. |
|---|---|
| Base légale | Exécution du contrat. |
| Durée de conservation | Le prestataire ne traite les images que pour produire la lecture, selon les conditions de son contrat de sous-traitance ; les résultats suivent la durée de la pièce concernée. |
Assistance et formulaire de contact
| Données | Nom, adresse e-mail, SIREN s'il est fourni, objet et contenu des messages. |
|---|---|
| Base légale | Intérêt légitime à répondre à vos demandes ; exécution du contrat pour les utilisateurs. |
| Durée de conservation | Trois ans à compter du dernier échange. |
Rappels et notifications
| Données | Adresse e-mail, échéances, état de vos périodes et déclarations, état de votre abonnement (rappel avant reconduction, mise en demeure en cas d'impayé, fin de l'abonnement). |
|---|---|
| Base légale | Exécution du contrat. |
| Durée de conservation | Pendant la durée d'existence du compte. |
Sécurité du service
| Données | Journal des connexions (connexions réussies et échouées, verrouillages du compte, avec la date et l'heure, l'adresse IP et le navigateur) ; journal d'audit des actions sensibles, dont les consultations de votre dossier par le cabinet. |
|---|---|
| Base légale | Intérêt légitime à sécuriser le service ; obligation de sécurité (RGPD, art. 32). |
| Durée de conservation | Journal des connexions : un an. Journal d'audit des actions sensibles : même durée que les preuves de déclaration. |
Mesure d'audience et publicité
| Données | Aucune. |
|---|---|
| Base légale | Sans objet : le site n'utilise aucun outil de mesure d'audience ni de publicité. |
| Durée de conservation | Sans objet. |
Destinataires
Vos données sont accessibles, dans la limite de ce qui est nécessaire :
- aux collaborateurs habilités de OMNIUP, sur votre autorisation, donnée dans « Mon compte » ou lors d'une demande que seul le cabinet peut traiter, et révocable à tout moment ;
- à l'URSSAF, lorsque vous activez le module de tierce déclaration ;
- à la plateforme agréée partenaire, pour vos factures électroniques et votre e-reporting ;
- à votre banque et à ECMA (jedeclare.com), lorsque vous activez l'option de connexion bancaire ;
- au cabinet comptable auquel vous choisissez d'envoyer vos synthèses ;
- à nos sous-traitants, listés ci-dessous ;
- aux autorités habilitées, sur réquisition légale.
Sous-traitants
Nos sous-traitants agissent sur nos instructions, dans le cadre d'un contrat conforme à l'article 28 du RGPD.
| Prestataire | Rôle | Localisation des données |
|---|---|---|
| Vercel Inc. | Hébergement de l'application et stockage des pièces (Vercel Blob) | [À COMPLÉTER] |
| Neon Inc. | Base de données PostgreSQL | [À COMPLÉTER] |
| Mistral AI | Lecture automatique (OCR) des tickets et justificatifs | [À COMPLÉTER : localisation (UE)] |
| Stripe Payments Europe Ltd | Paiement de l'abonnement | Union européenne (Irlande) |
| ECMA (jedeclare.com) | Collecte des relevés bancaires (option payante) | France |
| [À COMPLÉTER : plateforme agréée partenaire] | Réception et émission des factures électroniques, transmission de l'e-reporting | [À COMPLÉTER] |
| [À COMPLÉTER : prestataire d'envoi d'e-mails] | Envoi des e-mails (relances, synthèses) | [À COMPLÉTER] |
Lorsque vous activez l'option bancaire pour une banque qui ne propose pas de mandat de collecte, l'accès à vos comptes passe par le prestataire d'accès aux comptes partenaire de jedeclare.com, sous-traitant d'ECMA.
Transferts hors de l'Union européenne
Certains sous-traitants (notamment Vercel Inc. et Neon Inc.) sont des sociétés établies aux États-Unis. Les données sont hébergées dans la région indiquée ci-dessus ; lorsqu'un accès depuis un pays situé hors de l'Union européenne ne peut être exclu (assistance technique, sécurité), le transfert est encadré par les garanties prévues au chapitre V du RGPD, notamment les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne. Une copie de ces garanties peut être obtenue sur demande auprès du délégué à la protection des données.
Données de tiers
Vos pièces et relevés peuvent contenir des données concernant vos clients ou fournisseurs (nom sur une facture, libellé d'un virement). Ces données ne sont traitées que pour la tenue de vos livres et vos obligations déclaratives. Les libellés bancaires sont réduits au nécessaire dans les exports, notamment ceux adressés au cabinet. L'e-reporting des ventes aux particuliers ne transmet que des totaux, sans identité des clients.
Durées de conservation : l'essentiel
- Pièces, livres et factures : dix ans, tant que votre compte existe.
- Preuves de déclaration URSSAF et journal probatoire : au moins trois ans en plus de l'année en cours.
- Journal des connexions : un an.
- Autorisations d'accès aux comptes bancaires : purgées à la fin du consentement.
- Compte : tant que vous le conservez.
- Suppression du compte : depuis « Mon compte », après la résiliation de l'abonnement et la révocation du mandat URSSAF. Vos données restent consultables et exportables pendant trente jours, puis sont effacées ; un abonnement payant souscrit pendant ce délai annule la demande de suppression. OMNIUP conserve seulement, pendant le délai de prescription, une archive chiffrée limitée à la preuve des mandats et des déclarations transmises pour votre compte (données des mandats et des déclarations, écritures du livre des recettes des périodes déclarées, sans les pièces sources). Vous devez conserver vos livres et pièces dix ans : exportez-les avant la suppression.
- Factures de votre abonnement, pièces comptables de OMNIUP : dix ans.
Vos droits
Vous disposez des droits suivants sur vos données :
- accès : savoir quelles données nous détenons et en obtenir une copie ;
- rectification : faire corriger une donnée inexacte ;
- effacement : faire supprimer vos données, notamment par la suppression de votre compte depuis « Mon compte », sous réserve des durées de conservation indiquées ci-dessus ;
- limitation : faire geler temporairement l'utilisation d'une donnée ;
- portabilité : récupérer vos données dans un format ouvert, ce que permet aussi l'export gratuit depuis votre espace ;
- opposition : vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime, pour des raisons tenant à votre situation particulière ;
- directives après décès : définir le sort de vos données après votre décès.
Pour exercer ces droits, écrivez au délégué à la protection des données ([À COMPLÉTER : délégué à la protection des données (nom ou service, contact)]) ou à [À COMPLÉTER : adresse e-mail de contact]. Nous répondons dans un délai d'un mois, qui peut être prolongé de deux mois pour une demande complexe ; nous pouvons vous demander de justifier de votre identité en cas de doute raisonnable.
Réclamation auprès de la CNIL
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou en ligne sur cnil.fr.
Témoins de connexion
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